Организация мероприятий — это работа специалиста. Сравните это с приготовлением пищи: любой может приготовить то или иное блюдо, но шеф-повар и его команда выпекают больше. Для этого требуются правильные ноу-хау и опыт, набор навыков и, желательно, также необходимый опыт. Кстати, Event Агентство доступно на странице специализированного сайта.
Совет: планирование мероприятий редко выполняется одним человеком. За несколькими исключениями, часто это команда с навыками, которые хорошо подходят друг другу. Посмотрите на потенциального партнера по мероприятию через эти очки.
Важность “опыта” невозможно переоценить. Если вы организуете корпоративную вечеринку раз в год, через пять лет вы более или менее знаете, что для этого нужно. Он или она столкнется с большинством проблем и решит их. У любого, кто занимается этим 30—50 раз в год для самых разных компаний, будет намного больше опыта. Такой партнер может дать вам огромную фору.
Одно мероприятие не похоже на другое. Организовать интимный прием или неформальный напиток легко. Но как только вы захотите пригласить большее количество людей на более масштабное мероприятие с определенной программой, обстановка немного изменится. Тогда (гораздо) больше нужно предусмотреть и подготовиться.
Кроме того, когда вы хотите достичь определенных целей с помощью своего мероприятия, полезно использовать проектный подход к организации. Как только импровизация больше невозможна, лучше всего подумать о создании проектной команды. На этом этапе вам также следует подумать о том, нанимать агентство или нет.
Чем масштабнее или важнее мероприятие, тем больше времени требуется на подготовку. Времени, которого у ваших сотрудников может не быть, потому что в их ежедневном списке дел остаются другие задачи. Организация важной конференции или торжества “между делом”: звучит заманчиво, но это редко срабатывает.
Когда обращаться в агентство?
Когда именно вы обращаетесь в агентство? Предпочтительно не с пяти до полуночи, думает организатор мероприятий. Ищите подходящего партнера за несколько месяцев.
Спросите другие компании, с каким ивент-агентством у них был хороший опыт. Не ограничивайтесь только названием, спросите их о сотрудничестве, креативности, гибкости, соблюдении соглашений и т.д. Не забудьте спросить о цене /качестве.
Есть высококлассные агентства, которые организуют высококлассные мероприятия с соответствующим ценником. Есть также агентства, которые обеспечивают высочайшее качество за разумную цену. Что вы хотите спроецировать как компания?
Запланируйте ознакомительную встречу с вашим списком агентств. Именно здесь вы почувствуете пульс ‘химии’. Ощущение ‘щелчка’ и нахождение на одной волне необходимы для хорошего сотрудничества на мероприятии.
Выбранное ивент-агентство? Первая встреча может состояться на самом раннем этапе подготовки, как только вы узнаете, какого рода мероприятие вы хотите организовать для какой целевой группы в (приблизительно) какой период. Ивент-бюро может подумать вместе с вами, опираясь на свой опыт, практически обо всех элементах вашего мероприятия.
Что вы можете обсудить?
Хорошее агентство будет радо подумать вместе с вами творчески, организационно и с точки зрения бюджета. От темы и концепции до последующих действий.